Contoh Perencanaan Strategis dalam Organisasi Kemahasiswaan

Maret 03, 2018
Contoh Perencanaan Strategis dalam Organisasi Kemahasiswaan
Oleh : Dindin Abdul Muiz Lidinillah  

Contoh Perencanaan dalam Organisasi - Organisasi kemahasiswaan dianggap sebagai unit penunjang di (Texas Workforce Commission, 2005) setiap universitas untuk mengembangkan kemampuan manajerial dan kepemimpinan mahasiswa. Tidak hanya itu, organisasi kemahasiswan juga bisa menjadi sarana penyaluran dan pengembangan minat dan bakat mahasiswa baik sesuai dengan bidang keilmuannya atau lintas bidang. 

Organisasi kemahasiswaan yang dikelola dengan model manajemen yang modern harus dijalankan sesuai kaidah-kaidah organisasi modern, yaitu : (1) organisasi bertambah besar; (2) pengelolaan data semakin cepat; (3) penggunaan staf lebih intensif; (4) kecenderungan spesialisasi; (5) adanya prinsip-prinsip dan azas organisasi; serta (6) unsur organisasi lebih lengkap. Prinsip dan azas organisasi modern yang dimaksud, yaitu : (1) perumusan tujuan yang jelas; (2) pembagian kerja; (3) delegasi kekuasaan; (4) rentang kekuasaan; (5) tingkat pengawasan; (6) kesatuan perintah dan tanggung jawab; serta (7) koordinasi.  

Organasiswaan kemahasiswan harus dikelola dengan model manajemen strategis (strategic management) dengan dua tujuan, yaitu : (1) agar organisasi mahasiswa dapat terus berkembang; serta (2) agar menjadi sarana pengembangan kemampuan manajemen dan kepemimpinan organisasi bagi mahasiswa.

Pengertian Perencanaan Strategis 
Dalam (Texas Workforce Commission, 2005) dinyatakan bahwa : “successful strategic plans are working documents that explain where you are going and promote the constructive change that will get you there”. Dengan begitu, perencanaan strategis merupakan rancangan tentang arah serta perubahan konstruktif sebuah organisasi ke depan. Perencanaan startegik atau strategic planning terdiri dari kata yaitu : perencanaan (planning) serta strategis (strategic). 

Menurut (Texas Workforce Commission, 2005) Perencanaan menetapkan arah untuk sesuatu. Biasanya, kita mulai dengan hasil yang diinginkan dan bekerja mundur untuk mengidentifikasi apa yang akan menghasilkan hasil tersebut, (2) Strategis adalah metode untuk mencapai tujuan dan sasaran, dan (3) Perencanaan strategis memungkinkan organisasi untuk membuat keputusan mendasar yang memandu mereka ke visi mengembangkan masa depan’.  Sedangkan Menurut (UNASO, 2003) : 
‘Perencanaan strategis adalah proses penentuan: (1) apa yang hendak dicapai oleh organisasi Anda; (2) bagaimana Anda akan mengarahkan organisasi dan sumber daya untuk mencapai tujuan ini selama beberapa bulan dan tahun.’ 

Contoh Perencanaan Strategis dalam Organisasi
Setiap organisasi menerapkan suatu model perencanaan strategis sesuai dengan karakteristik organisasi tersebut. (Texas Workforce Commission, 2005) menyajikan beberapa alternatif model dari perencanaan strategis, yaitu : 

1. Perencanaan Strategis Dasar (Basic Strategic Planning) 
Perencanaan strategis ini terdiri dari langkah-langkah berikut, yaitu : (1) mengidentifikasi tujuan organisasi; (2) memilih tujuan; (3) mengidentifikasi strategi implementasi yang spesifik; (4) mengidentifikasi rencana aksi (action plans) untuk mengimplementasikan setiap strategi; serta (5) memantau dan memperbaharui rencana. 

2. Perencanaan Skenario (Scenario Planning) 
Perencanaan bukan tentang memprediksi masa depan, tetapi tentang bagaiamana sebuah keputusan yang tepat bisa dilakukan saat ini. Kita tidak mampu memprediksi segala hal terkait dengan masa depan, kita hanya berusaha menghadirkan masa depan dari sudut pandang saat ini sehingga kita bisa melakukan antisipasi terhadap segala hal yang mungkin terjadi. Oleh karena itu, kita memerlukan suatu perencanaan scenario untuk menggambarkan situasi di masa depan dalam situasi sekarang. Adapun langkah-langkah dari perencanaan scenario adalah : (1) mengidentifikasi beberapa kekuatan eksternal yang penting dan memproyeksikan pengaruhnya terhadap organisasi; (2) membahas tiga skenario masa depan yang berbeda untuk setiap perubahan dari kekuatan eksternal, dan meninjau skenario terburuk; (3) menyarankan strategi yang potensial untuk menanggapi perubahan dari masing-masing scenario; (4) mendeteksi pertimbangan umum dalam strategi; serta (5) memilih perubahan eksternal yang paling mungkin dan mengidentifikasi strategi yang paling responsif. 

3. Perencanaan Penyelarasan (Alignment Planning) 
Model ini dapat digunakan untuk organisasi yang perlu menyempurnakan strategi mereka atau isu-isu yang dialami terkait efisiensi internal. Tujuannya adalah untuk menyelaraskan misi organisasi dan sumber daya agar lebih efektif. Berikut ini adalah langkah-langkah yang harus dilakukan, yaitu : (1) menggaris bawahi misi, program, sumber daya, dan dukungan yang diperlukan; (2) mengidentifikasi apa sudah berjalan dengan baik dan apa yang perlu penyesuaian; (3) mengidentifikasi bagaimana melakukan penyesuaian; serta (4) menyertakan penyesuaian dalam rencana strategis.  

4. Perencanaan Berbasis Isu (Issues Based Planning) 
Organisasi yang sudah besar dan berpengalaman bisasnya menggunakan model yang lebih komprehensif dan efektif. Berikut langkah-langkahnya, yiatu : (1) melakukan penilaian eksternal / internal; (2) erancang strategi utama untuk mengatasi masalah dan tujuan; (3) mengembangkan atau memperbarui visi, misi, nilai-nilai; (4) menetapkan rencana aksi; (5) merekam penilaian, tujuan, dan strategi, misi, visi, dan rencana aksi dalam dokumen Rencana Strategis; (6)  mengembangkan dokumen rencana operasional tahunan; (7) mengembangkan rencana angaran tahunan; (8) menjalankan program dan kegiatan tahunan; serta (8) pemantauan / meninjau / mengevaluasi / memperbarui dokumen Rencana Strategis.  

5. Perencanaan Pengorganisasian Diri (Self-Organizing Planning) 
Daripada proses linear seperti model lainnya, Self-Organizing Planning berjalan dengan proses yang lebih alami. Perlu ada proses refleksi bersama terhadap proses dan system melalui dialog, eksplorasi, dan teknik storyboard. Berikut adalah langkah-langkahnya, yaitu : (1) memperjelas dan mengartikulasikan nilai-nilai budaya organisasi; (2) mengartikulasikan visi kelompok ; (3) melakukan dialog berkala (kuartalan) tentang apa yang dibutuhkan organisasi membutuhkan untuk mencapai visi dan memutuskan apa yang akan dilakukan berikutnya; (4) berfokus pada proses belajar daripada metode linier; (5) menumbuhkan kesabaran untuk proses-proses yang sedang berlangsung; (6)  memutuskan bagaimana menggambarkan rencana strategis kepada para pemangku kepentingan. 

6. Perencanaan Terpadu (Hibrid-Integrated Planning) 
Menggabungkan proses dari dua atau lebih model yang menghasilkan efek hibrida. Salah satu contoh adalah model Balanced Score Card (BSC), yang mengintegrasikan unsur proses perencanaan berbasis isu-isu dan keselarasan. Robert Kaplan dari Harvard Business School, dan konsultan bisnis, David Norton, mengembangkan Model Perencanaan Strategis Balanced Scorecard tahun 1992. Lebih setengah dari 500 perusahaan Fortune di Amerika Serikat dan sejumlah lembaga pemerintah di semua tingkatan menggunakan model ini. Model BSC mengarahkkan fokus strategis organisasi terhadap factor-faktor kunci kesuksesan organisasi. Manajemen strategis menerjemahkan ukuran kunerja dan target ke dalam inisiatif tindakan. 

Proses Perencanaan Strategis 
Untuk melakukan perencanaan strategis perlu diperhatikan hal-hal berikut, yaitu : (1) membentuk tim perencanaan; (2) mendiskusikan model perencanaan yang akan diadopsi; (3) memastikan setiap anggota tim memahami proses dan hasil yang diharapkan; (4) menyediakan waktu yang cukup untuk proses perencanaan; (5) mendiskusikan misi lembaga dan kontribusi setiap anggota untuk itu; serta (6) membangun dasar informasi untuk memberikan hasil dan output yang spesifik  (Texas Workforce Commission, 2005). 

Secara umum langkah-langkah perencanan strategis terdiri dari 4 (empat) tahap, yaitu : (1) menganalisis; (2) merencanakan; (3) mengimplementasikan; serta (4) mengukur. Tahapan ini dimulai dari penentuan visi organisasi sampai hasil yang diperoleh. 

Agar perencanaan strategis bisa lebih berbobot, maka perlu diperhatikan pertanyaan-pertanyaan berikut (Texas Workforce Commission, 2005), yaitu : 
1. Apa tujuan (organisasi) kita ini ada? 
2. Siapa pelanggan dan stakeholder? 
3. Apa kekuatan dan kelemahan (organisasi) kita? 
4. Apa tren yang mempengaruhi lingkungan kerja (organisasi) kita? 
5. Faktor-faktor apa yang penting bagi keberhasilan (organisasi) kita? 
6. Apa keputusan kebijakan mendasar yang harus dibuat (organisasi) kita? 
7. Apa nilai-nilai dan prinsip-prinsip yang membimbing keputusan (organisasi) kita? 
8. Tindakan apa yang diperlukan untuk melaksanakan keputusan (organisasi) kita? 
9. Apa yang menjadi prioritas kita, sumber daya apa yang akan (organisasi) kita butuhkan? 
10. Apa yang akan menjadi dampak pada kelompok sasaran (organisasi) kita atau pelanggan? 
11. Bagaimana kita akan tahu bahwa itu berharga? 
12. Bagaimana kita akan menganalisis dan menjelaskan bahwa (organisasi) kita berada pada atau keluar jalur? 
13. Bagaimana kita akan melakukan koreksi yang diperlukan selama pelaksanaan? 

Sebagai bahan kajian, akan disajikan contoh Rencanan Strategis yang dimiliki oleh Univeristas Pendidikan Indonesia (UPI), yaitu Renstra UPI 2011 – 2015. Komponen Renstra UPI tersebut adalah sebagai berikut : 
1. Capaian Kinerja Renstra 2006-2010 
Bagaian ini memaparkan capaian kinerja periode 2006-2010 serta kebjakan dan program yang belum terealisasikan atau belum memnuhi indicator pencapaian yang telah ditentukan 
2. Analisis Kondisi/Situasi Strategis dan Asumsi-asumsi 
Bagian ini memaparkan analisis SWOT yang menggambarkan kondisi nyata yang berada pada lingkungan internal dan eksternal. Juga memuat nilai dasar pengembangan, moto dan asumsi-asumsi  
3. Kebijakan, program dan target 
Bagian ini memaparkan visi, misi, tujuan, sasaran, strategi, kebijakan dan program untuk tahun 2011-2015 
4. Strategi implementasi dan pencapaian target 
Bagian ini memaparkan strategi impelementasi Renstra UPI 2011-2015 yang mmuat strategi per tahun serta indicator pencapaian per tahun untuk masingmasing kebijakan dan program  
5. Unit pelaksanan kebijakan dan program 
Bagian ini menyajikan unit-unit pelaksana kebijakan dan program.

Artikel Terkait

Next Article
« Prev Post
Previous Article
Next Post »